Como revolucionar o workflow da sua empresa?
Quantas vezes ouvimos isso? De fato, esse ditado é verdadeiro quando se trata de trabalho, onde cada minuto conta. O relógio não para quando recebemos diariamente centenas de emails, chamadas telefônicas, folhas e mensagens de texto durante o expediente, que nos obrigam a gastar nosso valioso tempo [...]
“Tempo é dinheiro”
Quantas vezes ouvimos isso? De fato, esse ditado é verdadeiro quando se trata de trabalho, onde cada minuto conta. O relógio não para quando recebemos diariamente centenas de emails, chamadas telefônicas, folhas e mensagens de texto durante o expediente, que nos obrigam a gastar nosso valioso tempo filtrando o que é importante ou não. Quantas vezes precisamos nos comunicar com outras pessoas para resolver determinada pendência, e pela demora dessa troca de informação, a tarefa fica impedida por um bom tempo?
Problemas como esses, classificados como “perda de tempo”, são consequências de uma comunicação ineficiente no fluxo informações internas, que reflete no workflow da organização. Que tal testar uma solução que além de cuidar da comunicação, monitora o workflow da sua empresa? O Zapr!
“Quem não se comunica, se trumbica”
O workflow de uma empresa é a gestão do fluxo de trabalho no processo operacional do negócio. Adotar uma metodologia de comunicação eficiente no tráfego de informações desse processo é uma decisão importante e estratégica. O Zapr é uma solução de IM- Instant Messenger- que elimina a necessidade de verificação manual de cada etapa do fluxo de trabalho, uma vez que o sistema se responsabiliza pela entrega das mensagens. O usuário não fica inseguro se a mensagem chegou ao destinatário ou se foi perdida durante a transmissão pois pode acompanhar o status da mesma – se foi recebida e visualizada. Com o Zapr, o emissor não precisa da confirmação manual do receptor, já que esse processo é automatizado.
Por ser uma solução de IM, o Zapr é um canal “mão dupla” por onde trafegam as informações (perguntas e respostas) de modo instantâneo, proporcionando assim, uma comunicação mais imediata. A taxa de retorno ao enviar uma mensagem instantânea é muito mais rápida que comparada ao email ou envio de documentos impressos, pois esse veículo possibilita maior agilidade no troca de mensagens e maior praticidade para os usuários.
“Um passo de cada vez”
Sendo o workflow a seqüência de passos necessários do processo do negócio, o Zapr é o gerenciador desse passo-a-passo, e para isso possui uma ferramenta-chave: o BOT. O BOT é um sistema programado que pode ser utilizado, entre outras coisas, para monitorar a rotina de “entrega” e “recebimento” das tarefas do processo. Esse sistema faz um acompanhamento instantâneo das etapas do processo operacional, e uma vez interrompida a rotina ou identificada qualquer irregularidade, o BOT gera uma notificação da ocorrência. Dessa forma são evitados gargalos no fluxo de trabalho, pois as tarefas impedidas são identificadas e devidamente notificadas e cobradas pelo sistema do usuário responsável por resolver tal ocorrência.
Outra vantagem para as empresas é a melhoria na prestação de contas, já que o BOT visualiza a entrega e recebimento de cada etapa do processo e seu respectivo responsável além de poder manter um registro das etapas que aconteceram durante o processo. Também é possível visualizar o status de cada tarefa e gerenciar o circuito de validação e cumprimento de prazos.
“Matar dois coelhos em uma cajadada só”
A escolha da ferramenta de controle do workflow resulta um real impacto de produtividade da empresa. Com o Zapr, além de garantir o tráfego seguro e confiável das informações, a organização armazena dados do seu processo operacional através da rastreabilidade do fluxo de trabalho. A solução atua tanto no campo de “comunicação eficiente” monitorando e facilitando as troca de informação, quanto de “gerenciamento de workflow”, automatizando o controle de tarefas.
Última atualização: 102 meses atrás. (10/11/2015)